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L'INFORMATIQUE ET LES LOGICIELS D'UN TIERS-LIEU

Les enjeux des investissements informatique, des logiciels de gestion, des services numériques et de la domotique d'un tiers-lieu, sont au centre de plusieurs articulations vitales : l’accès à Internet stable et fluide, la réduction du budget investissement matériel et logiciel, les économies d'abonnement internet, la baisse du coût de la maintenance, les processus de gestion, la sécurité du lieu, les services informatiques et cloud mis a disposition de la communauté, l'économie d'énergie et surtout la capacité de l'espace a proposer une expérience fluide et naturelle à de multiples usages grâce à une domotique hybride professionnelle.

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Sommaire

  • L'INFORMATIQUE ET LES LOGICIELS D'UN TIERS-LIEU
    • 1. Quels sont les rôles du numérique dans un tiers-lieu ?
    • 2.Quels sont les enjeux des choix informatique et de logiciels de votre tiers-lieu ?
    • 3. Comment choisir les bons outils numériques pour votre tiers-lieu ?
    • 4. Exemple concret : le budget pour un tiers-lieu de 500m2
    • 5. Nos solutions d'accompagnement
    • Conclusion
  • Poursuivons l'échange !

1. Quels sont les rôles du numérique dans un tiers-lieu ?

  • Garantir un réseau sécurisé, rapide, en Wi-Fi ou en câble
  • Baisser le coût des investissements informatiques : réseau, serveurs, postes de travail, vidéo surveillance, domotique, licences, ...
  • Réduire le budget de fonctionnement grâce aux logiciels libres, au recyclage, aux fibres optiques, à l'adsl mutualisées, et à une maintenance préventive.
  • Assurer un accès à Internet rapide, stable et fluide
  • Proposer des outils de gestion flexibles et adaptables pour la relation client, les devis, la facturation, la comptabilité
  • Alimenter les tableaux de pilotage de la communication, de la relation client, des opérations, des états financier (prévisionnels de trésorerie, de CA et de charges), et des indicateurs de bonheur de la communauté, etc ...
  • Faciliter les échanges au sein de la communauté
  • Sécuriser les espaces par le contrôle d'accès, la vidéo surveillance et les alarmes
  • Animer les espaces par l'acoustique, la lumière et des parfums adaptés
  • Proposer des solutions de réunions digitales à distance
  • Optimiser la gestion de l'énergie
  • Détecter les problèmes de maintenance en amont
  • Proposer une expérience multi sensorielle, fluide, multi usage, grâce à la domotique du futur qui permet à l'espace (lumière, son, odeur, chaleur, informations, ... ) de s'adapter avec intelligence aux usages et scénarios d'utilisation des lieux.

En résumé

Pourquoi l'informatique est aussi importante ?

  • Proposer un wifi stable, rapide et sécurisé
  • Réduire votre budget d'investissement
  • Gérer votre lieu a distance
  • Baisser les charges annuelles
  • Optimiser votre consommation d'énergie
  • Sécuriser vos données et votre espace
  • Communiquer avec vos clients
  • Proposer des services numériques a forte valeur ajoutée
  • Développer du chiffre d'affaire supplémentaire

L'espace numérique est aussi important que l'espace physique !

2.Quels sont les enjeux des choix informatique et de logiciels de votre tiers-lieu ?

Le système numérique est comme le système nerveux de votre lieu, il doit être en harmonie avec l'ensemble de votre projet !

2.1 La philosophie

Les tiers lieux partagent des valeurs de liberté, de partage, de mise en commun des idées, de mutualisation des moyens pour le bien commun. Ces valeurs appartiennent au monde du logiciel libre et de l'open-source. C'est pour cela que Be-Tiers-Lieux recommande en priorité d'utiliser des outils libres pour gérer votre tiers-lieu.

Cependant, nous restons ouvert aux outils mis en place par les éditeurs de logiciels propriétaires, et nous vous accompagnons dans les arbitrages à faire pour la réussite de votre projet.

2.2 La flexibilité

Les tiers-lieux sont par définition hybrides, flexibles et ont besoin de souplesse pour s'adapter à l'évolution des besoins de leur communauté. Le respect des standards et des protocoles ouverts, permet de garantir l’interconnexion entre les outils. Les outils doivent être flexibles, ouverts et proposer des interconnections qui permettent d'adapter les outils au développement de vos lieux.

2.3 La sécurité

La sécurité est partout à l'heure des virus et des attaques automatiques. Vous avez la responsabilité de la sécurité numérique de vos espaces, mais aussi de pouvoir répondre aux demandes des autorités en cas d'une utilisation de votre réseau pour des activités frauduleuses.

La sécurité d'un système numérique est multifactorielle :

  • le choix initial des outils et solutions
  • la mises a jour régulière des logiciels et du matériel
  • une protection adaptée en terme de surveillance réseau et des postes
  • la formation de votre équipe et de vos clients
  • une bonne hygiène numérique et un entretien régulier de vos équipements
  • des sauvegardes intelligentes et multi-sites
  • un plan de reprise d'activité en cas de panne générale ou d'attaque
  • les outils juridiques adaptées aux risques et responsabilités
  • la responsabilité de toutes les personnes dans la détection et le signalement des problèmes

2.4 La maitrise des données

A l'heure des enjeux de souveraineté numérique, la maitrise de vos données est vitale ! Savoir et pouvoir choisir ou seront stockées vos données garantit votre liberté long terme. Serez-vous dépendant d'une plateforme ? Si oui, quelle dépendance mesurée est acceptable dans votre projet ?

Les solutions open source, garantissent votre liberté de choix en terme d'hébergement des données. Vous pouvez choisir d'héberger vos données dans vos espaces, dans un data center de votre choix ou dans un cloud de type : Google, Scaleway, AWS (Amazon Web Services), OVH Cloud, ...

Vous pouvez choisir le lieu des sauvegardes de la même manière.

2.5 La liberté et la souveraineté

Restez libre et autonomes dans les domaines fondamentaux de votre tiers-lieu ! Les logiciels que vous utilisez pour animer, sécuriser, gérer doivent être ouverts et protéger votre autonomie. Beaucoup d'entreprises sont bloquées par les éditeurs de logiciel quand elles ont besoin d'adapter leurs outils. Les logiciels libres garantissent par essence votre liberté d'adaptation de vos outils.

Choisir un logiciel libre, c'est choisir une voiture dont vous avez la clef du capot. Vous pourrez choisir votre garagiste en toute liberté !

Certains logiciels propriétaires restent utiles quand ils sont devenus des standards internationaux. Vous pouvez les utiliser dans des domaines qui sont indépendants de votre cœur d'activité.

Le choix de l'open source, vous garantit la possibilité de faire travailler un développeur pour modifier, adapter et connecter vos outils à d'autres outils.

3. Comment choisir les bons outils numériques pour votre tiers-lieu ?

Pour bien choisir vos outils informatiques définissez bien vos besoins

Afin de vous aider dans la définition de vos besoins, voici une liste des besoins habituels que nous avons l'habitude d'aborder dans la conception d'un Tiers-Lieu. Cette liste vous permet de penser à tous les points essentiels.

Les familles de besoins

Communication interne et externe :

  • Votre site internet avec un contenu optimisé référencement naturel pour être visible sur Google quand des personnes recherchent votre lieu et vos services.
  • Intranet et espace client, pour faciliter la communication entre vos clients et vous et entre vos membres au sein de votre communauté.

Commerce et relation client :

  • Créez vos devis en toute simplicité, puis suivez leur statut.
  • Notez et assurez le suivi des appels, des messages et des relances prospects, client et fournisseurs.
  • Assurez un suivi de vos prospects et clients dans un espace qui vous permet de visualiser tous les derniers échanges. Visualisez les opportunités et les prospects qui ont un besoin auquel vous souhaitez répondre.
  • Une boutique e-commerce sur votre site internet, pour faciliter l'achat et le paiement des services
  • Suivez toutes les demandes de vos clients et orientez les demandes vers la bonne personne dans votre équipe ou chez vos partenaires.

Gestion de projets :

  • Pilotez vos projets, organisez vos priorités, assurez un suivi visuel et simple des missions de chacun. Recevez des alertes en temps réel, pour être au plus proche des besoins de votre équipe et les accompagner dans les meilleurs conditions.
  • Partagez les fichiers, collaborez dans un espace dédié à chaque projet.

Gestion, facturation et tableau de bord :

  • Facturez vos services, établissez des modèles de factures pour simplifier les tâches répétitives.
  • Facturez automatiquement les prestation récurrentes.
  • Gérez l'en cours de vos clients et fournisseurs dans un espace dédié.
  • Visualisez simplement le CA client et le budget fournisseur sur chaque fiche.
  • Suivez vos chiffres de facturation mensuelle et annuelle.

Domotique et expérience client :

  • Détectez les fuites, les fenêtres restées ouvertes, les ouvertures de portes ou la présence dans vos lieux.
  • Gérez votre lieu a distance, ouvrez une porte, éteignez une lumière, ...
  • Optimisez l'expérience client dans vos lieux en adaptant la luminosité, le chauffage, le son, l'odeur aux usages du moment.

Sécurité :

  • Contrôle d’accès : donnez a vos résidents, clients et partenaires, des badges d’accès en fonction des jours de la semaine, des heures, et définissez les zones auxquels ces badges donnent accès. En cas de perte vous pouvez facilement supprimer un badge. Vous pouvez aussi ouvrir les portes à distance et recevoir des alertes en cas de tentative d'intrusion ou de portes laissées ouvertes.
  • Alarme : en cas d'intrusion recevez un appel téléphonique du centre de surveillance que vous aurez choisis. Il est important de garder un système d'alarme indépendant en cas d'intrusion pour des questions de couverture d'assurance. Vous pouvez activer ou désactiver le système a distance. En cas d'alerte, souvent nocturnes ou le week-end, vous avez besoin de visualiser l'intérieur de vos lieux. Le système de caméra et de vidéo surveillance présenté ci-après, vous permet d'avoir une vision précise de vos espaces avant de faire intervenir votre partenaire de sécurité qui peut envoyer un agent sur place.
  • Vidéo surveillance : vous devez avoir une couverture vidéo de chaque porte et fenêtre qui peut donner accès à votre lieu. Les paramètres à définir sont les suivants : les créneaux horaires d'enregistrement, l'historique des vidéos, les éléments qui déclenchent l'enregistrement ou les alertes. Le type de caméras, la taille des disques de sauvegarde, les serveurs de backup en temps réel, sont autant de points a préciser lors de la conception de votre système de vidéo surveillance pour votre tiers-lieu.
  • Antivirus : il est vital de définir plusieurs types d'antivirus en cas d'attaque directe ou indirecte. Une surveillance des mails, fichiers, clés usb etc... Vous pouvez aussi surveiller les fichiers et services réseau afin de prévenir la diffusion de virus au sein de votre communauté.
  • Firewall ou pare-feu : protégez-vous des attaques en provenance d'internet, ou des scans qui peuvent avoir lieu depuis votre réseau publique. Les différents services d'analyse réseau vous protègent de ces tentatives d'intrusion automatiques ou ciblées.
  • Analyse en temps réel : les nouvelles menaces sont de plus en plus délicates a détecter, les services d'apprentissage et de surveillance de votre réseau et de vos services vous permettent de détecter des comportements inhabituels et de les bloquer en attente de votre votre contrôle.

Informatique :

  • Virtualisation : une chose est certaine, vos besoins numérique, informatique, logiciels et domotique vont évoluer avec le temps. Afin de garder le matériel lors de ces évolutions, vous devez penser a virtualiser vos serveurs, afin de pouvoir ajouter très simplement un serveur virtuel sur votre serveur physique. Cette virtualisation vous garantit une souplesse et une sécurisation de vos services, puisque chaque "serveur virtuel" fonctionne dans une boite étanche. Les sauvegardes et les systèmes de haute disponibilité sont aujourd'hui arrivé a maturité industrielle, pour être déployés dans un environnement de tiers-lieu a taille humaine.
  • Sauvegarde : en cas de panne, d'un incendie, d'une inondation, d'un vol ou d'autres sinistres, vous devez pouvoir récupérer vos données. La stratégie de sauvegarde se définit en fonction des différents types de service et de volumes de données a sauvegarder. Il est vital de prévoir plusieurs lieux de sauvegardes différents ainsi que des sauvegardes des données sur les postes et dans le cloud.
  • Monitoring : une panne est souvent précédée de signes avant coureur. Un monitoring professionnel vous permet d'être alerté avant que des pannes plus graves paralysent votre système informatique et votre réseau. La surveillance professionnelle est souvent comprise dans un contrat de maintenance de votre système. Le choix du bon partenaire est essentielle pour pouvoir grandir sereinement.
  • Onduleurs : en cas de micro panne électrique, de surtension ou de panne plus longue, vous devez prévoir une solution qui protège vos équipements. Les perturbations du réseau électrique sont à l'origine de beaucoup de pannes, de vieillissement rapide des machines et de perte de données.Une bonne répartition des onduleurs vous permet d'éviter les problèmes suivants :
    • dégradation des équipements (ordinateurs, serveurs, écrans, switchs réseau, bornes wifi, ...) à cause des surtensions
    • perte de données à cause d'une panne électrique, puisque vous n'avez pas le temps d'enregistrer votre travail
    • arrêt brutal des serveurs et équipements réseau en cas de panne

Contactez-nous pour organiser un atelier et définir vos besoins.

 Simulez vos économies réalisées sur le budget informatique.

4. Exemple concret : le budget pour un tiers-lieu de 500m2

Cette partie du guide à pour objectif de vous donner les informations nécessaires pour préparer les estimations tarifaires et budgéter la partie informatique de votre business plan.

Vous pourrez ainsi faire une estimation des investissements, des charges mensuelles et des économies réalisées grâce aux solutions open source.

Toutes les estimations sont en HT et estimées pour un lieu de 500 m2.

Première partie : l'investissement initial

Lot 1 : le cablage et la baie informatique
Cablage 3000€/5000€ Aucune (cablage neuf)
Baie informatique 300€/600€ de 200€ à 500€
Main d'oeuvre 60€ à 100€ /Heure
420€ à 700€ /Jour
Dépend du tarif de votre partenaire local
Investissement moyen pour un espace de 500 m2 : 5000€ à 10000€
Economies HT réalisées* : 200€ à 500€
Autre mode d'estimation : comptez entre 150€ et 200€ /prise RJ45

*Economies réalisées grâce aux solutions Be.Tiers-Lieux
Lot 2 : les postes de travail

Estimation pour un espace de 10 postes et/ou tablettes pour l'équipe et les salles de réunion

Budget HT Min/Max
Station de travail (bureautique) 300€/700€ de 100€ à 300€
/poste
Ordinateurs portables
(mac ou pc)
250€/700€ de 200€ à 300€
/portable
Tablettes 150€/400€ de 100€ à 300€
/tablette
Installation : 2 journées 900€/1400€ Dépend du tarif de votre partenaire local
Budget moyen pour 10 postes : 5000€ à 7000€
Economies réalisées* : entre 1000€ et 3000€

*Economies réalisées grâce aux solutions Be.Tiers-Lieux
Lot 3 : les équipements par espace

Exemple : Le poste d'accueil et ses équipements

Budget HT Min/Max
Ortinateur fixe
(video surveillance + logiciel de gestion + écran flexible partagé client)
400€/800€ de 100€ à 300€
/poste
Imprimante 150€/200€ Aucune
(matériel neuf)
Tablette
(présentation client + domotique + paiment)
150€/400€ de 100€ à 300€
/tablette
Lecteur de badge en entrée
(x2 si entrée et sortie)
100€/150€ Aucune
(matériel neuf)
Installation : 1 journée 450€/700€ Dépend du tarif de votre partenaire local
Terminal de paiement mobile Terminal : de 30€ à 300€
+ 0,8% à 1,75 % des transactions.
Budget moyen pour le poste d'accueil + équipements : 1600€ à 2100€
Economies réalisées* : entre 200€ et 400€

*Economies réalisées grâce aux solutions Be.Tiers-Lieux

5. Nos solutions d'accompagnement

  • Pour définir vos besoins
  • Pour choisir vos solutions
  • Pour réaliser l'installation
  • Pour mettre en place les processus
  • Pour faire la formation de vos utilisateurs
  • Pour assurer la maintenance
  • Pour développer le chiffre d'affaire des services informatique

Contactez-nous afin d'échanger sur vos besoins. Nous vous proposerons la solution la plus adaptée !

Conclusion

Je rappelais en introduction les enjeux pour l'informatique et la domotique dans un tiers-lieu. J'espère que cette page aura apporté un éclairage à votre réflexion.

Cette page à pour but de créer l'échange et la conversation. Je serai ravi avec mon équipe de recevoir vos remarques et vos suggestions, pour faire évoluer cette page.

Vous pouvez nous contacter, via la page contact pour nous faire part de vos commentaires. Nous les ajouterons en citant vos contributions. Écrivez-nous !

Merci de votre lecture et de votre intérêt. Nous vous souhaitons une très belle réussite dans vos projets.

Très bonne journée !
Ruben GRAVE Fondateur de Be.TIERS-LIEUX

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