COMMENT CRÉER UN TIERS-LIEU ?
Si vous lisez cette page, c'est que vous avez peut-être le projet de créer un tiers-lieu : félicitations ! C'est une aventure qui peut vous apporter beaucoup. Mais aussi et surtout, apporter beaucoup à la communauté d'entreprises, d'artistes, d'associations ou d'autres acteurs que vous allez soutenir dans leur développement.
Pour vous familiariser avec la création de tiers-lieux, vous trouverez ici une synthèse des retours d'expérience de 10 années pendant lesquelles nous avons conçus, lancés et développés des tiers-lieux en France et à l'international (11 000 m2 environ au total).
Quelle méthode ?
Par où commencer ? Comment structurer son business plan ? Comment faire une étude de marché pertinente ? Vaut-il mieux définir son concept en fonction d'un lieu existant ou créer un concept puis chercher le lieu le plus adapté ?
Autant de questions que chacun se pose avant de se lancer...
Un seul mot d'ordre pour faire au mieux : la méthode ! Mais quelle méthode ?
Une méthode qui permet d'aligner toutes les parties du projet...
La conception holistique
Un projet de création de tiers-lieu demande une méthode structurée pour une raison simple : il y a une infinité de facettes et de personnes à aligner.
La conception holistique permet d'aborder tous les points et de garantir la cohérence de projet.
Bien mise en oeuvre, elle permet de créer des tiers-lieux pérennes.
C’est cette méthode que nous avons créée et améliorée au fil de l’expérimentation et du développement de nos espaces. Ce qui suit est une présentation simplifiée de notre approche.
Nous partagerons avec vous à chaque étape, une estimation de l'enveloppe moyenne du temps/budget nécéssaire pour un tiers-lieu de 500 m2 à 1000 m2. Ce sont des ordres de grandeur qui vous permettront de vous faire une idée globale des coûts. Une étude détaillée de chaque projet permet souvent de réduire ces coûts.
N'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.
Nous échangerons sur votre projet avec avec plaisir.
Étape 1 : choix du type de tiers-lieu
Nous avons identifié trois grandes familles de tiers-lieux : horizontaux, hybrides et verticaux. Qu'est-ce qui différencie ces types de tiers-lieux ?
Ce sont les besoins auxquels ils répondent : soit génériques, soit spécifiques.
Exemple 1 : un tiers-lieu culturel qui s’adresse à tous les habitants d’un quartier, leur propose un espace événementiel dédié à des activités artistiques, ainsi qu'un bar et un restaurant est un tiers-lieu horizontal. Car il répond à des besoins partagés par la majorité des territoires.
Exemple 2 : un tiers-lieu professionnel qui propose un espace de coworking, des studios photos et un espace événementiel est un tiers-lieu hybride. Car il répond à des besoins génériques, mais avec une spécialisation qui touche une clientèle professionnelle dont une communauté ciblée autour de la photo.
Exemple 3 : un tiers-lieu spécialisé dans le prototypage qui propose un fablab, des imprimantes 3D, des découpeuses laser et un atelier électrotechnique est un tiers-lieu vertical. Car il répond à des besoins spécifiques et vise des clients avec un certain niveau d’expertise.
Le choix d'un type de tiers-lieu permet de définir le rayonnement d'un tiers-lieu. Plus la spécialisation est forte, plus le public est ciblé mais plus le rayonnement géographique est important. Ce choix structure les investissements, le lieu, le modèle économique, le concept, etc.
Pour être certain de faire le meilleur choix, il est important d'échanger avec les différents acteurs locaux (mairie, région, département, chambre de commerce, maison des associations, association de commerçants, association d'habitants, artistes, entreprises, écoles, ...).
> Comptez entre 2 et 3 semaines de délais pour ce travail d'étude de l'écosystème local, et un budget d'environ 8 k€ à 12 k€ en fonction des environnements.
Étape 2 : le concept et l'histoire (ou "story telling")
Le concept et l’histoire d'un tiers-lieu donnent du sens à toutes les facettes du projet : l'offre, l'aménagement de l'espace, la constitution et l'animation de la communauté, les équipes, la communication et même le modèle économique.
C’est un fil rouge qui apporte de la cohérence à l’ensemble du projet.
Dans certains cas, l’espace physique dans lequel s'installe le tiers-lieu porte déjà sa propre histoire, qui peut alors nourrir/enrichir celle du projet.
Dans tous les cas, l'écriture de l'histoire d'un tiers-lieu permet de poser les valeurs qui l'animent et d'envisager leur mise en œuvre concrète. Elle doit aller jusqu'à décrire l'expérience que l'on souhaite créer pour chacun des membres de la communauté. La mise en mots de ces parcours utilisateurs permet également aux différents intervenants de mieux se projeter dans le futur tiers-lieu.
> Enveloppe budgétaire à prévoir pour cette phase de conception : entre 2 k€ et 5 k€.
Étape 3 : les besoins de la communauté de clients
En fonction du type de tiers-lieu (horizontal, hybride ou vertical), la communauté de clients sera plus ou moins locale et diverse. Identifier la/les communauté(s) potentielle(s) du lieu et définir ses/leurs besoins permet de préparer les fondations du modèle économique.
À quels besoins souhaitez-vous répondre ? Pour quel tarif ou contrepartie de la part de votre communauté ?
Vous pouvez même définir des tarifs et contreparties différentes en fonction des moyens de chaque (sous-)communauté si elles sont plurielles.
> Comptez pour cette étude de marché : 5 à 10 jours ou un budget de 4 k€ à 8k€ si vous la sous-traitez.
Étape 4 : le lieu
Le choix d’un lieu est une étape déterminante.
L’espace physique porte une histoire, apporte ses contraintes, ses imperfections, ses ambiances imprévues, son écosystème local, etc. Il conditionne de nombreux aspects du projet, dont bien entendu : le montant des travaux !
Les conditions d’achat ou de location de ce lieu ont un véritable impact sur le projet et sont à négocier avec précision.
Pour négocier un bail commercial, il faut compter entre 2 et 4 mois et prévoir : des frais d'agence si vous passez par une agence, des frais d'huissier pour les états des lieux et parfois, des garanties financières (demandées par certains propriétaires).
La mise à disposition d'un lieu par un institution ou un propriétaire en mode "partenariat" peut-être une opportunité intéressante. À étudier au cas par cas.
Étape 5 : le modèle économique
Chaque type de tiers-lieu implique un type de modèle économique.
Un tiers-lieu horizontal aura une communication locale, ainsi qu’un positionnement tarifaire en harmonie avec les tarifs du marché local. À la différence d’un tiers-lieu vertical qui aura une communication géographiquement plus large sur un thème ou un métier plus précis, et une plus grande liberté pour définir ses tarifs.
Il est important de bien dimensionner les charges en fonction du lieu, de ses services et de son modèle. Les investissements pour créer les services peuvent par exemple varier du simple au double en fonction de leur complexité et des RH nécessaires pour les opérer.
Cette étape est liée à l'étape 10
> Comptez entre 3 et 6 jours pour réaliser un business plan réaliste, soit une enveloppe budgétaire de 3 k€ à 6 k€ si vous le confiez à un professionnel qui connait bien les différents modèles de tiers-lieux.
N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez plus d’informations sur ce sujet.
Étape 6 : l’espace physique et les travaux
L'aventure se concrétise !
Plusieurs étapes vous attendent :
- la conception des plans et le pilotage des architectes ;
- la gestion des travaux ;
- le choix du mobilier et le pilotage de la conception de mobilier multi-usages ;
- la décoration multi-ambiances.
À chaque étape, vous allez devoir coordonner les différents corps de métier, qui souvent méconnaissent les usages de ces nouveaux espaces. Plus votre tiers-lieu accueille des communautés variées et plus il faudra guider les différents intervenants pour les aider à anticiper les zones de friction qui peuvent coûter si cher : bruit, lumière, odeurs, logistique, température, sécurité, flux, etc ... Ces zones de friction peuvent être réduites au maximum en utilisant des méthodes d'architecture cellulaire comme celles que nous avons mises au point.
> Pour les travaux, comptez entre 500 € et 1500 € par mètre carré (en fonction de l'importance des travaux).
Mais attention, un babyfoot et une jolie déco ne suffisent pas à créer un tiers-lieu qui fonctionne !
On continue ?
Étape 7 : l’espace numérique
Pour répondre aux différents besoins numériques de vos équipes opérationnelles et de vos clients, vous devez prévoir une architecture numérique solide et flexible.
Voici les besoins les plus importants...
A - Garantir un accès à Internet sécurisé et stable
Il vous faut pour cela :
• une architecture physique (baie, réseau filaire, bornes Wifi pro, serveurs, routeurs, switchs et firewalls) ;
• une architecture logicielle (outil de monitoring du réseau, optimisation des débits via la priorisation des protocoles, antivirus réseau, firewalls) ;
• un partenaire qui s'occupera de la mise en place et de la maintenance de l'infrastructure.
Pour cette première brique essentielle, nous vous recommandons d'utiliser des logiciels libres/open source. L'open source couvre aujourd'hui tous ces besoins avec une qualité professionnelle et industrielle.
> Pour mettre tout ça en place, comptez 3 à 6 jours de travail (câblage, pose serveur, réseau, etc.) pour un espace de 500 m2 et une enveloppe de 5 k€ à 7 k€ pour le matériel (firewall, routeur, switchs, câbles, serveur, baie, onduleur). Ce qui représente un budget total (matériel et pose) de 11 k€ à 14 k€ pour 500 m2.
Il faut ensuite prévoir un budget de maintenance de 400 € à 600 € par mois.
Une fois cette base numérique déployée, vous pouvez ajouter des options supplémentaires qui permettent d'enrichir l'expérience.
B - Gérer l'espace, la communauté et enrichir l'expérience
Vous pouvez pour cela mettre en place :
- un logiciel de gestion de l'espace ;
- des logiciels de gestion de la relation client et de la facturation (ERP & CRM) ;
- des logiciels collaboratifs pour un suivi de projet plus fluide ;
- de la vidéo surveillance pour une meilleure sécurité ;
- un contrôle d’accès par badge et à distance ;
- de la domotique (pilotage à distance de la température, des lumières, des fenêtres, des portes, de la musique...) ;
- une gestion centralisée des impressions ;
- du partage de mots de passe en sécurisé, etc.
> Pour ces briques supplémentaires, comptez 1 k€ à 2k€ par brique puis une petite maintenance de quelques dizaines d'euros à ajouter à la maintenance mensuelle globale.
C - Fournir des outils à votre communauté
Vous pouvez par exemple proposer à vos membres :
- des logiciels de gestion ;
- un site web ;
- un cloud privé ;
- la sauvegarde automatique de leurs données ;
- etc.
Le budget est à étudier en fonction des besoins et du nombres d'utilisateurs.
Étape 8 : la communauté
La communauté est le cœur d'un tiers-lieu.
L'animation de la communauté demande une réflexion et une programmation adaptées aux besoins variés de ses membres. Pour que la communauté s'épanouisse, il faut bien adapter les différents formats, les thèmes, les horaires, les intervenants, la communication et les réseaux de partenaires pour diffuser cette programmation.
À chaque communauté sa recette, dont les ingrédients sont multi-factoriels. L'humain reste la valeur la plus forte. Il faut savoir écouter, connecter, animer pour favoriser un développement harmonieux de la communauté.
Voici quelques points à questionner quand on travaille sur la programmation :
- les besoins professionnels de la communauté ;
- les besoins personnels de la communauté ;
- les formats les plus adaptés à ces besoins (petits déjeuners, repas collaboratifs, apéros, soirées festives, networking, workshop, formations, conférences, débats, expositions d'arts, ateliers culinaires, concours d'éloquence) ;
- les horaires les plus adaptés ;
- les relais de communication pertinents (locaux ou par thème ?)
Sans oublier l'animation digitale pendant les évènements qui permet de les faire rayonner.
> Le budget de conception d'une programmation est compris entre 2 k€ et 4 k€.
> Le budget à prévoir pour l'animation quotidienne se situe entre 1 k€ et 2 k€ par tranche de 50 personnes.
Étape 9 : l’écosystème de partenaires
Chaque tiers-lieu est un écosystème au sein d'un écosystème.
Adopter cette approche est essentiel pour bien appréhender le fonctionnement d'un tiers-lieu. Le développement d'un tiers-lieu ressemble au travail d'irrigation de la terre, il faut veiller à une circulation harmonieuse des différents flux.
Les partenaires d'un tiers-lieu sont multiples et dépendent à la fois du type de tiers-lieu et du tissu local. L'objectif à atteindre est simple : développer le plus de liens durables possibles avec l'ensemble des partenaires alignés avec le projet. Les flux doivent être clairs, réciproques et bienveillants.
Les partenaires sont de plusieurs types, en voici une liste non exhaustive :
- institutionnels (mairie, département, région, chambre de commerce)
- locaux (maison des associations, maison des entreprises)
- culturels et locaux (association de commerçants, associations culturelles, associations d'habitants)
- artistiques (collectifs d'artistes, galeries)
- professionnels (clubs d'entreprises, réseaux d’entrepreneurs-es)
- éducatifs (écoles, universités, centres de recherche)
Le but est de créer les liens et les contreparties qui sont utiles et génératrices de valeurs pour les communautés du tiers-lieu ET du partenaire.
Les contrats de partenariat sont à rédiger avec attention, ils doivent être facilement compréhensibles par tout le monde.
Faire un point annuel avec chaque partenaire est souvent utile pour faire évoluer la relation.
Pour la création d'un écosystème de partenaires, comptez :
- 1 à 3 mois et entre 2k€ et 6k€ pour la mise en place des partenaires ;
- environ 1k€ de conception et d'adaptation du contrat.
Étape 10 : les services
Le développement de services est indispensable à la pérennité d'un tiers-lieu.
Pour deux raisons principales :
- la mise a disposition d'espaces est insuffisante pour l'équilibre économique d'un lieu à taille humaine ;
- la communauté de clients d'un tiers-lieu a des besoins plus larges que la simple mise à disposition d'un espace. Des services supplémentaires sont nécessaires pour y répondre et accompagner le développement de la communauté.
Comment développer les services adaptés ?
Voici les grandes étapes de conception.
- Le travail de conception commence par l'étude des besoins des différentes familles de communautés.
- Une fois le mapping des besoins achevé, reste à choisir ceux que l'on souhaite adresser (le travail d'alignement avec l'histoire et le concept est essentiel à cette étape).
- Il faut ensuite mettre à jour du modèle économique pour intégrer les nouvelles projections du chiffre d'affaire généré par ces services ; et dimensionner les investissements qui vont permettre de concevoir, commercialiser puis opérer ces services.
- Dans le cas où les services demandent des investissements importants, il faut passer par une étape recherche de financement (plusieurs solutions sont alors à étudier pour le financement : investissement, partenariat, sous-traitance, financement innovation, etc.).
La recherche de financements représente entre 5 k€ et 20 k€ d'étude et dans certains cas, un pourcentage du montant des financements obtenus.
Étape 11 : l’harmonisation des intelligences multiples
Comment créer des espaces physiques, numériques, un écosystème de partenaires, des services et des événements qui s'adressent à des personnes diverses ?
Tenir compte des intelligences multiples est une des clés essentielles !
Toutes les facettes d'un tiers-lieu - ses espaces, ses outils numériques, sa communauté, son écosystème local, ses évènements, etc.- ont un point commun : elles s'adressent à une multiplicité de personnalités. Les questions de la cohabitation, de la rencontre et de l'échange sont donc au cœur des enjeux.
Comment rassembler autant de personnalités, de métiers, de cultures différentes ? Créer des échanges fertiles et diminuer au maximum les frictions ?
L'étude de l'humain, de ses repères, de ses zones de confort, des formes variées d'intelligences ou de sensibilités est fondamentale dans la conception et l'exploitation d'un tiers-lieu.
Chaque journée dans un tiers-lieu est un voyage jalonné de moments clés : réunion, travail concentré, rencontre, repas convivial, bulle de repos, pause inspirante, pic de stress, découverte imprévue, moment festif... Tous ces moments peuvent générer des émotions agréables ou désagréables. La prise en compte des intelligences multiples dans la conception d'un tiers-lieu permet de créer des ambiances, des outils, des espaces, des ouverture ou des séparations qui offrent à chaque sensibilité, une réponse à un besoin émotionnel particulier.
> Comptez une enveloppe budgétaire de 15 k€ à 30 k€ pour intégrer cette méthode de conception à votre projet de tiers-lieu.
Étape 12 : les ressources humaines
Nous abordons ici, une des étapes les plus importantes de la mise en oeuvre d'un tiers-lieu : la création de la valeur humaine.
La façon dont vous recrutez votre équipe, les missions que vous confiez à chacun et l'attention que vous portez à l'épanouissement de chacun, détermineront la façon dont l'équipe s'occupera ensuite de votre communauté.
L'humain fonctionne par l'exemple, à vous de montrer la voie !
Première étape : définissez les missions globales.
- La communication générale, la relation client, l'animation de la communauté, l'entretien, la maintenance, la gestion, la logistique, les process, la finance, les ressources humaines, l'informatique, la communication digitale, la production de contenu, le développement de logiciels et ou d'applications, l'accueil client, l'organisation d'évènements...
Deuxième étape : définissez des fiches de poste flexibles.
- Dans un tiers-lieu, les postes ont une certaine porosité. Certaines missions peuvent être portées par plusieurs "services" : la communication ou l'évènementiel, les travaux ou la maintenance, la relation client ou le suivi de projet, etc.
- Nous conseillons de définir des fiches de postes flexibles, qui permettent en fonction des compétences et des envies de chacun, de répartir les missions et les responsabilités de manière adaptée.
Troisième étape : recrutez votre équipe !
- Beaucoup de fiches de poste sont nouvelles dans les organigrammes de tiers-lieux. Par exemple : "connectrice", animatrice du bonheur ("happyness manager"), aiguilleur du ciel, etc. Et dans une certaine mesure, beaucoup de postes sont à définir, car de nouveaux métiers apparaissent.
Quatrième étape : la formation continue.
- Votre équipe sera confrontée au quotidien à des situations nouvelles qui mettront en exergue des besoins nouveaux : d'outils, de process ou de savoir faire par exemple. Former votre équipe sera essentiel pour la bonne croissance de votre projet.
- Une fois votre équipe formée aux hard et soft skills, vous pourrez également mettre en place des formations à destination de votre communauté.
Un cercle vertueux se créera ainsi peu à peu.
Étape 13 : le lancement
Le grand jour est arrivé !
Les travaux sont presque achevés et la première communauté que vous vouliez engager dans votre projet est lancée.
Comment procéder pour lancer votre tiers-lieu ? Quelles actions, dans quel ordre ?
Faut-il organiser un évènement avant la fin des travaux ? Faut-il attendre la photo parfaite avant de communiquer ?
La bonne recette, c'est l'adaptation de la stratégie de lancement aux spécificités de votre projet.
Voici quelques astuces issues des différents lancements que nous avons accompagnés.
• Définissez votre stratégie de lancement en fonction du profil et des besoins de votre communauté de clients.
Voici par exemple, quelques questions à vous poser pour savoir si vous pouvez organiser votre lancement avant la finalisation des travaux.
- Votre communauté est-elle engagée dans la mise en place du projet ? A-t-elle envie de co-construire avec vous ?
- Quel est son niveau d'exigence ?
- Arrive-t-elle déjà à s'imaginer les lieux ?
• Les paramètres suivants peuvent vous aider à ajuster votre stratégie :
- niveau d'engagement de votre communauté dans la co-construction du projet ;
- besoin de créer, souvent liée à la capacité de se projeter et d'imaginer ;
- ou au contraire, besoin d'être rassuré et de vivre l'expérience finale quand tout est achevé ;
- valeurs de fond de votre communauté ;
- délais à votre disposition pour faire le lancement, au regard de vos contraintes financières.
• Enfin, étudiez les différents leviers à votre disposition :
- communication digitale ;
- rencontres et relations terrain ;
- relations presse ;
- évènements ;
- relations avec les influenceurs et institutions du territoire (mairie, chambres de commerce, région, département...) ;
- etc.
> Prévoyez un budget de 8 k€ à 20 k€ pour un espace de 500 m2
Étape 14 : l’exploitation
Votre tiers-lieu est ouvert, le lancement s'est bien passé, plusieurs médias locaux ou régionaux ont relayé votre ouverture et votre équipe est en place.
Il est temps de tester tous les rouages : la programmation, la commercialisation et l'opération de vos services, la communication ou encore la gestion administrative et financière. Puis la maintenance de vos lieux physiques et numériques.
Cette étape de rodage est délicate, elle demande beaucoup de souplesse et de rigueur. Vous serez amené à suivre des sujets extrêmement variés, dans une multitude d’environnements.
En fonction des imprévus rencontrés, vous pourrez mettre à jour votre budget prévisionnel et travailler à l'optimisation de votre activité. L'accompagnement lors de cette phase est important. Échangez avec d'autres tiers-lieux et n'hésitez pas à nous contacter pour partager vos réussites, vos questions ou vos difficultés.
> Prévoyez une enveloppe de 1k€ à 2 k€ par mois pour l'amélioration, le support ou l'accompagnement.
Étape 15 : le développement
Votre premier tiers-lieu tourne et maintenant, vous souhaitez développer votre projet !
Mais de quelle façon ?
Plusieurs options s'offrent à vous :
- l'ouverture de nouveaux espaces en location ou en acquisition ;
- la création d'une licence de marque (payante ou gratuite) ;
- l'ouverture de succursales ;
- la création d'une franchise.
Ces différentes options de développement seront abordées en détail dans les semaines qui viennent.
Si vous souhaitez en savoir plus sur ces différentes options et définir laquelle correspond le mieux à votre projet, contactez-nous. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner dans votre démarche.
Merci de votre lecture et de votre intérêt. Nous vous souhaitons une très belle réussite dans vos projets.
Des remarques ou des améliorations à proposer ? Écrivez-nous !
Au plaisir de poursuivre l'échange,
L'équipe Be.tiers-lieux
