3. Comment choisir les bons outils numériques pour votre tiers-lieu ?

Pour bien choisir vos outils informatiques définissez bien vos besoins

Afin de vous aider dans la définition de vos besoins, voici une liste des besoins habituels que nous avons l'habitude d'aborder dans la conception d'un Tiers-Lieu. Cette liste vous permet de penser à tous les points essentiels.

Les familles de besoins

Communication interne et externe :

• Votre site internet avec un contenu optimisé référencement naturel pour être visible sur Google quand des personnes recherchent votre lieu et vos services.
• Intranet et espace client, pour faciliter la communication entre vos clients et vous et entre vos membres au sein de votre communauté.

Commerce et relation client :

• Créez vos devis en toute simplicité, puis suivez leur statut.
• Notez et assurez le suivi des appels, des messages et des relances prospects, client et fournisseurs.
• Assurez un suivi de vos prospects et clients dans un espace qui vous permet de visualiser tous les derniers échanges. Visualisez les opportunités et les prospects qui ont un besoin auquel vous souhaitez répondre.
• Une boutique e-commerce sur votre site internet, pour faciliter l'achat et le paiement des services
• Suivez toutes les demandes de vos clients et orientez les demandes vers la bonne personne dans votre équipe ou chez vos partenaires.

Gestion de projets :

• Pilotez vos projets, organisez vos priorités, assurez un suivi visuel et simple des missions de chacun. Recevez des alertes en temps réel, pour être au plus proche des besoins de votre équipe et les accompagner dans les meilleurs conditions.
• Partagez les fichiers, collaborez dans un espace dédié à chaque projet.

Gestion, facturation et tableau de bord :

• Facturez vos services, établissez des modèles de factures pour simplifier les tâches répétitives.
• Facturez automatiquement les prestation récurrentes.
• Gérez l'en cours de vos clients et fournisseurs dans un espace dédié.
• Visualisez simplement le CA client et le budget fournisseur sur chaque fiche.
• Suivez vos chiffres de facturation mensuelle et annuelle.

Domotique et expérience client :

• Détectez les fuites, les fenêtres restées ouvertes, les ouvertures de portes ou la présence dans vos lieux.
• Gérez votre lieu a distance, ouvrez une porte, éteignez une lumière, ...
• Optimisez l'expérience client dans vos lieux en adaptant la luminosité, le chauffage, le son, l'odeur aux usages du moment.

Sécurité :

• Contrôle d’accès : donnez a vos résidents, clients et partenaires, des badges d’accès en fonction des jours de la semaine, des heures, et définissez les zones auxquels ces badges donnent accès. En cas de perte vous pouvez facilement supprimer un badge. Vous pouvez aussi ouvrir les portes à distance et recevoir des alertes en cas de tentative d'intrusion ou de portes laissées ouvertes.
• Alarme : en cas d'intrusion recevez un appel téléphonique du centre de surveillance que vous aurez choisis. Il est important de garder un système d'alarme indépendant en cas d'intrusion pour des questions de couverture d'assurance. Vous pouvez activer ou désactiver le système a distance. En cas d'alerte, souvent nocturnes ou le week-end, vous avez besoin de visualiser l'intérieur de vos lieux. Le système de caméra et de vidéo surveillance présenté ci-après, vous permet d'avoir une vision précise de vos espaces avant de faire intervenir votre partenaire de sécurité qui peut envoyer un agent sur place.
• Vidéo surveillance : vous devez avoir une couverture vidéo de chaque porte et fenêtre qui peut donner accès à votre lieu. Les paramètres à définir sont les suivants : les créneaux horaires d'enregistrement, l'historique des vidéos, les éléments qui déclenchent l'enregistrement ou les alertes. Le type de caméras, la taille des disques de sauvegarde, les serveurs de backup en temps réel, sont autant de points a préciser lors de la conception de votre système de vidéo surveillance pour votre tiers-lieu.
• Antivirus : il est vital de définir plusieurs types d'antivirus en cas d'attaque directe ou indirecte. Une surveillance des mails, fichiers, clés usb etc... Vous pouvez aussi surveiller les fichiers et services réseau afin de prévenir la diffusion de virus au sein de votre communauté.
• Firewall ou pare-feu : protégez-vous des attaques en provenance d'internet, ou des scans qui peuvent avoir lieu depuis votre réseau publique. Les différents services d'analyse réseau vous protègent de ces tentatives d'intrusion automatiques ou ciblées.
• Analyse en temps réel : les nouvelles menaces sont de plus en plus délicates a détecter, les services d'apprentissage et de surveillance de votre réseau et de vos services vous permettent de détecter des comportements inhabituels et de les bloquer en attente de votre votre contrôle.

Informatique :

• Virtualisation : une chose est certaine, vos besoins numérique, informatique, logiciels et domotique vont évoluer avec le temps. Afin de garder le matériel lors de ces évolutions, vous devez penser a virtualiser vos serveurs, afin de pouvoir ajouter très simplement un serveur virtuel sur votre serveur physique. Cette virtualisation vous garantit une souplesse et une sécurisation de vos services, puisque chaque "serveur virtuel" fonctionne dans une boite étanche. Les sauvegardes et les systèmes de haute disponibilité sont aujourd'hui arrivé a maturité industrielle, pour être déployés dans un environnement de tiers-lieu a taille humaine.
• Sauvegarde : en cas de panne, d'un incendie, d'une inondation, d'un vol ou d'autres sinistres, vous devez pouvoir récupérer vos données. La stratégie de sauvegarde se définit en fonction des différents types de service et de volumes de données a sauvegarder. Il est vital de prévoir plusieurs lieux de sauvegardes différents ainsi que des sauvegardes des données sur les postes et dans le cloud.
• Monitoring : une panne est souvent précédée de signes avant coureur. Un monitoring professionnel vous permet d'être alerté avant que des pannes plus graves paralysent votre système informatique et votre réseau. La surveillance professionnelle est souvent comprise dans un contrat de maintenance de votre système. Le choix du bon partenaire est essentielle pour pouvoir grandir sereinement.
• Onduleurs : en cas de micro panne électrique, de surtension ou de panne plus longue, vous devez prévoir une solution qui protège vos équipements. Les perturbations du réseau électrique sont à l'origine de beaucoup de pannes, de vieillissement rapide des machines et de perte de données.Une bonne répartition des onduleurs vous permet d'éviter les problèmes suivants :
  • dégradation des équipements (ordinateurs, serveurs, écrans, switchs réseau, bornes wifi, ...) à cause des surtensions
  • perte de données à cause d'une panne électrique, puisque vous n'avez pas le temps d'enregistrer votre travail
  • arrêt brutal des serveurs et équipements réseau en cas de panne